Der Autor, Rechtsanwalt und Abogado, ist Experte in deutsch-spanischen Rechts- und Steuerfragen. Informationen und Website finden Sie e-Rechnung Spanien
Bereits im Rahmen des Beitrags zum Inkrafttreten des Start-Up-Gesetzes wurde über die „Einführung der e-Rechnung für Alle“ berichtet. Ziele des am 29. September 2022 im BOE (Staatsanzeiger) veröffentlichten Gesetzes „Crea y Crece“ (Anteproyecto de Ley de fomento del ecosistema de las empresas emergentes en España) sind gemäß Artikel 1 der Vorschrift „die Gründung von Unternehmen zu beschleunigen, die Regulierung der Entwicklung von Wirtschaftstätigkeiten zu verbessern, die Zahlungsausfälle im Handel zu verringern und den Zugang zur Finanzierung zu erleichtern“ (Artikel 1. Gegenstand des Gesetzes).
Bis zu diesem Zeitpunkt war die Stellung einer e-Rechnung in Spanien nur für Unternehmen und Freiberufler, die Dienstleistungen für die Allgemeinheit (Staat, Autonome Regionen, Gemeinden, etc.) erbringen und in den folgenden Wirtschaftszweigen tätig sind, im Verkehr mit Privatpersonen verpflichtend, und zwar sowohl dann, wenn die Privatperson dem Erhalt elektronischer Rechnungen zustimmte, als auch dann, wenn sie dies ausdrücklich verlangte.
Die Neuheit des Gesetzes 18/2022 bestand nun darin, dass es diese Verpflichtung auf Handelsgeschäfte zwischen Unternehmern und Freiberuflern ausweitet. Die Verpflichtung gilt für alle ihre Transaktionen, unabhängig davon, in welchem Bereich die Rechnungsaussteller ihre Tätigkeit ausüben.
In den kommenden Monaten müssen sich nun Unternehmen, Unternehmer und Freiberufler an die neuen steuerlichen Verpflichtungen im Rahmen der Ausstellung von e-Rechnungen in Spanien anpassen. Ein Großteil der wirtschaftlichen Akteure ist in mehr oder weniger großem Umfang betroffen.
Die bereits verabschiedeten Verpflichtungen sind in zwei Gruppen zu unterteilen.
- die Verpflichtung in Bezug auf die Software zur Rechnungsausstellung und
- die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen
1. Software elektronische Rechnung Spanien
Das Gesetz 11/2021 vom 9. Juli über Maßnahmen zur Verhinderung und Bekämpfung von Steuerbetrug, mit dem die EU-Richtlinie 2016/1164 des Rates vom 12. Juli 2016 umgesetzt und Vorschriften gegen Steuervermeidungspraktiken erlassen wurden, die sich direkt auf das Funktionieren des Binnenmarktes auswirken, änderte den Artikel 29 des Allgemeinen Steuergesetzes 58/2003 vom 17. Dezember und führte eine neue formelle steuerliche Verpflichtung ein:
„j) Die Verpflichtung seitens der Hersteller, Händler und Nutzer, sicherzustellen, dass die
Softwaresysteme und elektronischen Programme, welche die Buchhaltungs-, Rechnungsstellungs- oder Verwaltungsprozesse von Unternehmen unterstützen, die Integrität, Aufbewahrung,
Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit der Aufzeichnungen gewährleisten, ohne dass Einfügungen, Auslassungen oder Änderungen vorgenommen werden, die nicht ordnungsgemäß im System selbst protokolliert werden. Es können durch Verordnungen technische Spezifikationen für diese Systeme und Programme festgelegt werden, sowie die Verpflichtung, dass sie ordnungsgemäß zertifiziert sind und Standardformate zur besseren Lesbarkeit verwenden.“
Parallel dazu änderte das Gesetz 11/2021 den Artikel 201 bis des Allgemeinen Steuergesetzes 58/2003 vom 17. Dezember und führte den Tatbestand einer steuerlichen Ordnungswidrigkeit für die Herstellung, Produktion, Vermarktung und den Besitz von Softwaresystemen ein, die Buchhaltungs-, Rechnungs- oder Verwaltungsprozesse unterstützen und nicht den geltenden Vorschriften entsprechen.
Dies zielt darauf ab, „Systeme zu verhindern, die eine Verfälschung der buchhalterischen, rechnungsbezogenen und verwaltungstechnischen Realität ermöglichen oder nicht die Integrität, Aufbewahrung, Rückverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit der Aufzeichnungen sowie deren Zugänglichkeit und Lesbarkeit durch die zuständigen Steuerbehörden gewährleisten“.
Das Hauptziel dieser beiden Änderungen besteht darin, die Produktion, den Vertrieb, die Nutzung oder auch nur den bloßen Besitz von Software und IT-Systemen zu verhindern, welche die Manipulation oder Verschleierung von buchhalterischen, rechnungsbezogenen und verwaltungstechnischen Daten ermöglichen.
Durch das Königliche Dekret 1007/2023 vom 5. Dezember, das die Verordnung zur Festlegung der Anforderungen an die Softwaresysteme zur Unterstützung der Rechnungsstellungsprozesse von Unternehmern und Freiberuflern, sowie die Standardisierung der Formate für Rechnungsaufzeichnungen genehmigt, wurden sodann die Merkmale festgelegt, die von den Systemen zur Rechnungsstellung erfüllt werden müssen.
Diese Anforderungen sollen „die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit der Rechnungsaufzeichnungen“ sicherstellen.
Ziel ist es, diese IT-Systeme mit den steuerlichen Vorschriften in Einklang zu bringen, um zu gewährleisten, dass jede kommerzielle Transaktion eine Rechnung und einen Eintrag im IT-System des Steuerpflichtigen generiert und spätere Änderungen dieser Einträge verhindert werden. Dies ermöglicht gegebenenfalls eine gleichzeitige oder nachträgliche Übermittlung der Informationen an die Steuerbehörde.
Darüber hinaus sieht das Königliche Dekret vor, dass Steuerpflichtige auf freiwilliger Basis alle in ihren Systemen generierten Rechnungsaufzeichnungen automatisch und sicher auf elektronischem Wege an die Steuerbehörde übermitteln können.
Betroffene Steuerpflichtige gemäß Artikel 3 des Königlichen Dekrets 1007/2023
Diese Verordnung gilt für die folgenden Steuerpflichtigen, sofern sie Rechnungsstellungssysteme verwenden, auch wenn dies nur für einen Teil ihrer Tätigkeit der Fall ist:
a) Steuerpflichtige der Körperschaftsteuer (mit Ausnahme der steuerbefreiten oder teilweise steuerbefreiten Unternehmen gemäß den Absätzen 1, 2, 3 und 4 des Artikels 9 desselben Gesetzes).
b) Steuerpflichtige der Einkommensteuer für natürliche Personen, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben.
c) Steuerpflichtige der Einkommensteuer für Gebietsfremde, die Einkünfte über eine Betriebsstätte erzielen.
d) Gesellschaften im Rahmen der transparenten Besteuerung, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben.
Diese Regelung gilt jedoch nicht für Steuerpflichtige, die ihre Rechnungsbücher über das elektronische Portal der spanischen Steuerbehörde (AEAT) im Rahmen des sogenannten „Suministro Inmediato de Información“ (SII – Sofortige Bereitstellung von Informationen) führen.
Erforderliche IT-Ressourcen zur Erfüllung der Pflichten gemäß Artikel 7 des Königlichen Dekrets 1007/2023
Steuerpflichtige, die Rechnungsstellungssysteme nutzen, können eine der folgenden zwei Optionen wählen:
a) Ein IT-System, das die Anforderungen des Gesetzes 58/2003 vom 17. Dezember, Allgemeines Steuergesetz, sowie des Königlichen Dekrets 1007/2023 erfüllt.
Ein und dasselbe IT-System kann von mehreren Steuerpflichtigen zur Einhaltung der Vorschriften genutzt werden, sofern die Rechnungsaufzeichnungen jedes einzelnen Steuerpflichtigen getrennt geführt werden und die im Dekret festgelegten Anforderungen jeweils separat erfüllt werden.
b) Die von der Steuerverwaltung entwickelte Softwareanwendung.
Eigenverantwortliche Erklärung für IT-Systeme (Artikel 13 des Königlichen Dekrets 1007/2023)
Die Person oder das Unternehmen, welche das IT-System herstellt, ist verpflichtet, durch eine eigenverantwortliche Erklärung zu bestätigen, dass das System den Bestimmungen des Artikels 29.2.j) des Gesetzes 58/2003, Allgemeines Steuergesetz („Ley General Tributaria“), sowie diesem Dekret und den durch ministerielle Anordnung festgelegten Spezifikationen entspricht.
Diese Erklärung kann vom Kunden oder von der Steuerverwaltung bei dem Hersteller oder Vertreiber des IT-Systems angefordert werden. Der Hersteller oder Vertreiber ist verpflichtet, die Erklärungen für alle Versionen der produzierten oder vertriebenen IT-Systeme aufzubewahren.
Die eigenverantwortliche Erklärung muss Angaben enthalten, die das IT-System identifizieren und seine Art, Zusammensetzung und Funktionen beschreiben sowie Informationen zur Installation des Systems. Zusätzlich müssen Informationen bezüglich der Installation des Systems enthalten sein. Identitäts- und Standortdaten des Herstellers sowie das Datum und der Ort der Unterzeichnung müssen ebenso angegeben werden.
Möglichkeit der Übermittlung der erstellten Rechnungsaufzeichnungen an die Steuerverwaltung gemäß Artikel 15 des Königlichen Dekrets 1007/2023
Steuerpflichtige, die IT-Systeme zur Erfüllung ihrer Rechnungsstellungspflichten nutzen, können der spanischen Steuerbehörde (Agencia Estatal de Administración Tributaria) freiwillig alle von diesen Systemen generierten Rechnungsaufzeichnungen auf automatische und sichere Weise elektronisch übermitteln.
Steuerpflichtige, die dieses System nutzen, unterliegen möglicherweise weniger Prüfungen.
Anwendung der Vorschrift zur e-Rechnung in Spanien
Gemäß dem Königlichen Dekret müssen Steuerpflichtige ihre IT-Systeme an die im Dekret und den dazugehörigen Umsetzungsvorschriften festgelegten Anforderungen anpassen und diese spätestens bis zum 1. Juli 2025 betriebsbereit haben.
Allerdings trat am 29. Oktober 2024 die Ministerialverordnung HAC/1177/2024 vom 17. Oktober in Kraft, die das „Verifactu“-Regelwerk technisch weiterentwickelt. Daher haben Hersteller und Händler von Rechnungssoftware bis zum 29. Juli 2025 Zeit, ihre Produkte an die neuen Standards anzupassen.
Die verspätete Veröffentlichung dieser Verordnung hat also dazu geführt, dass Hersteller und Händler eine längere Anpassungsfrist erhalten haben als die Nutzer selbst.
Daher ist zu erwarten, dass die Frist auch für die Nutzer verlängert wird:
bis zum 1. Januar 2026 für Steuerpflichtige der Körperschaftsteuer und
bis zum 1. Juli 2026 für alle übrigen Steuerpflichtigen
Diese Fristen beruhen auf einem Vorschlag zur Änderung des „Verifactu“-Regelwerks, der sich derzeit im öffentlichen Konsultationsverfahren befindet. Da der Text noch nicht endgültig ist, kann es jedoch bis zur offiziellen Veröffentlichung zu weiteren Änderungen kommen.
2. Verpflichtung zur Ausstellung der elektronischen Rechnung in Spanien
Artikel 12 des Gesetzes 18/2022 vom 28. September über die Förderung und das Wachstum von Unternehmen hat Artikel 2 bis des Gesetzes 56/2007 vom 28. Dezember über Maßnahmen zur Förderung der Informationsgesellschaft geändert und bestimmt Folgendes:
Alle Unternehmer und Freiberufler müssen in ihren Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmern und Freiberuflern elektronische Rechnungen ausstellen, versenden und empfangen. Der Empfänger und der Aussteller der elektronischen Rechnungen müssen Informationen über den Status der Rechnung bereitstellen.
Technologische Lösungen und Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung, die von Rechnungsdienstleistern angeboten werden, müssen ihre kostenlose Interkonnektivität und Interoperabilität gewährleisten. Eigene Lösungen und Plattformen von Rechnungsstellern und -empfängern müssen ebenfalls die gleichen Anforderungen an kostenlose Interkonnektivität und Interoperabilität mit anderen elektronischen Rechnungsstellungssystemen erfüllen.
Der Empfänger einer e-Rechnung in Spanien kann innerhalb von vier Jahren nach deren Ausstellung eine Kopie anfordern, ohne zusätzliche Kosten tragen zu müssen.
Der Empfänger der Rechnung darf den Aussteller nicht dazu verpflichten, eine bestimmte Lösung, Plattform oder einen bestimmten Anbieter für elektronische Rechnungen zu nutzen.
Daraus folgt, dass alle Unternehmer und Freiberufler mittelfristig ihre Rechnungen in ihren Geschäftsbeziehungen ausschließlich elektronisch ausstellen müssen.
Einhaltung der Vorschrift zur elektronischen Rechnung Spanien
Das Inkrafttreten der Vorschrift hängt von der Verabschiedung der entsprechenden Umsetzungsvorschrift ab, die nach wie vor noch nicht erfolgt ist. Der Entwurf wurde am 20. Juni 2023 zur öffentlichen Konsultation veröffentlicht.
Die Pflicht zur Ausstellung von e-Rechnungen in Spanien gilt für Unternehmen und Freiberufler, wenn der Rechnungsempfänger ebenfalls ein Unternehmer oder Freiberufler ist:
Ein Jahr nach Verabschiedung der Verordnung für Unternehmen und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von mehr als 8.000.000 Euro
Zwei Jahre nach Verabschiedung der Verordnung für Unternehmen und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von weniger als 8.000.000 Euro
Rechnungen im Gutschriftsverfahren – „Emisión de facturas por cuenta de terceros”
Mit den bevorstehenden Änderungen in den nächsten Monaten hinsichtlich der Verpflichtungen zur Rechnungsstellung muss auch die Ausstellung von Rechnungen im Gutschriftverfahren von Unternehmern überprüft werden.
Beim Gutschriftverfahren erfolgt die Abrechnung nicht durch den Leistenden mittels einer Debitoren-Rechnung, sondern durch die Kreditorenbuchhaltung an dessen Kunden mittels Erstellung einer so genannten Gutschrift. Diese Gutschrift des Kunden ersetzt die Rechnung des Lieferanten. Dies stellt damit ein Verfahren zur automatischen Abrechnung von Wareneingängen (ERS = Evaluated Receipt Settlement) und keinesfalls die Korrektur einer Rechnung oder Ähnliches dar.
Durch dieses Verfahren entfällt die Prüfung der Rechnungseingänge, da der Kunde keine Rechnung erhält, sondern dem Lieferanten eine Gutschrift ausstellt. Dies optimiert den Abrechnungsprozess und damit die Zahlungsprozesse für Lieferanten und Kunden. Die Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen kann entweder vom Empfänger der Transaktionen oder von Dritten erfüllt werden.
Wie bei einer herkömmlichen Rechnung kann die Vorsteuer in Abzug gebracht werden und es muss die Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt werden. Anwendungsfälle sind bspw. Warenlieferungen eines Zulieferers an einen Großhändler oder Transportleistungen eines Spediteurs an ein Logistikunternehmen, wo der jeweilige Empfänger der Lieferung oder Leistung eine Gutschrift erstellt, um die Umsatzsteuer korrekt zu deklarieren.
In Deutschland bestimmt dazu § 14 Abs. 2 UStG:
„Eine Rechnung kann von einem Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift). Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht.
In Spanien findet sich diese Möglichkeit in Artikel 5 des Königlichen Dekrets 1619/2012 vom 30. November.
„Artikel 5. Erfüllung der Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung durch den Empfänger oder durch einen Dritten.
Die Verpflichtung gemäß Artikel 2 kann materiell durch die Empfänger der Transaktionen oder durch Dritte erfüllt werden. In beiden Fällen ist der Unternehmer oder Freiberufler oder der Steuerpflichtige, der zur Ausstellung der Rechnung verpflichtet ist, verantwortlich für die Erfüllung aller in diesem Titel festgelegten Verpflichtungen.
Im Falle der in Artikel 62.6 der Verordnung zur Mehrwertsteuer genannten Personen und Unternehmen, die sich dafür entschieden haben, die Verpflichtung zur Ausstellung der Rechnung durch die Empfänger der Transaktionen oder durch Dritte zu erfüllen, ist eine Erklärung einzureichen, in der die Ausübung der Option mitgeteilt wird, das Datum, ab dem sie ausgeübt wird, und gegebenenfalls den Verzicht darauf sowie das Wirksamkeitsdatum.“
Absatz 2 bestimmt die materiellen Voraussetzungen der Erfüllung durch den Empfänger der Transaktionen.
Im Falle, dass die elektronische Rechnung vom Empfänger der Lieferung oder von einem Dritten ausgestellt wird, ist es entscheidend, dass die elektronische Rechnung die technischen Anforderungen der Steuerbehörde in Spanien (AEAT) erfüllt und beide Parteien (Aussteller und Empfänger) mit der Nutzung dieses Verfahrens einverstanden sind.
Die Authentizität der Rechnung muss durch ein System der elektronischen Unterschrift oder ein anderes Verfahren gewährleistet werden, das sicherstellt, dass die Rechnung von der entsprechenden Person oder Organisation ausgestellt wurde. Die elektronische Unterschrift ist ein sicheres Mittel, um die Identität des Ausstellers der Rechnung zu bestätigen.
Der Empfänger der Lieferung oder der Dritte, der die Rechnung ausstellt, muss sicherstellen, dass die e-Rechnung in Spanien korrekt unterschrieben wird, um den steuerlichen Vorschriften zu entsprechen.
Unternehmen und Personen, die dem Sofortigen Informationsversorgungssystem (SII) unterliegen und sich dafür entscheiden, die Rechnungserstellung an die Empfänger der Transaktionen oder Dritte zu delegieren, müssen eine steuerliche Meldung abgeben. In dieser Erklärung müssen sie die gewählte Möglichkeit, das Datum des Inkrafttretens und gegebenenfalls den Verzicht auf diese Option sowie dessen Wirksamkeitsdatum angeben.
Fazit e-Rechnung Spanien
Trotz der Verzögerungen und der Verwirrung durch die parallelen nicht koordinierten Pflichten und Fristen ist zu beachten, dass es sich hierbei um zwei unterschiedliche Verpflichtungen mit getrennten Zeitplänen handelt:
Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung
Alle Rechnungen zwischen Unternehmern und Freiberuflern müssen künftig ausschließlich in elektronischer Form ausgestellt werden.
Der genaue Zeitpunkt steht noch nicht fest, jedoch wird erwartet, dass diese Verpflichtung zwischen 2026 und 2027 in Kraft tritt.
Der in Spanien verwendete Standard für elektronische Rechnungen ist „Facturae„, der sicherstellt, dass die Daten vollständig und strukturiert gemäß den technischen und rechtlichen Anforderungen der Steuerbehörden vorliegen.
Zertifizierte Rechnungsstellungsprogramme
Zusätzlich müssen alle IT-Systeme, die Buchhaltungs-, Rechnungsstellungs- oder Verwaltungsprozesse verwalten, zertifiziert sein, um den gesetzlichen Anforderungen zur e-Rechnung in Spanien zu entsprechen.
Unternehmen, Unternehmer und Freiberufler müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungsprozesse über solche in Spanien zertifizierte Systeme abgewickelt werden. Die Frist für die Zertifizierung dieser Systeme wird voraussichtlich zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 1. Juli 2026 liegen – abhängig von den Umständen und möglichen gesetzlichen Änderungen.
©2025 Verfasser e-Rechnung Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht