Der Autor, Rechtsanwalt und Abogado, ist Experte in deutsch-spanischen Rechts- und Steuerfragen. Informationen und Website finden Sie Software e-Rechnung Spanien
Zertifizierung Software e-Rechnung Spanien
1. Das Gesetz („Ley Antifraude“ (Gesetz 11/2021)) fordert „manipulationssichere Systeme“:
Es verpflichtet dazu, dass alle Programme zur Erstellung der elektronischen Rechnung, Buchhaltung oder Verwaltung keine nachträglichen Änderungen erlauben, ohne Spuren zu hinterlassen.
Pflicht für Softwareanbieter:
- Programme dürfen keine doppelte Buchführung ermöglichen (z. B. zwei verschiedene Kassenberichte).
- Daten müssen unveränderbar, nachvollziehbar und exportierbar sein.
- Die Software muss konform mit den Anforderungen der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria – AEAT) sein.
- Für bestimmte Sektoren (z. B. Einzelhandel) sind sogenannte SIF-Systeme („Sistemas Informáticos de Facturación“) zertifizierungspflichtig.
2. Das Gesetz fordert desweiteren einen spezifischen Zertifizierungsprozess durch die Steuerbehörde
- Ab 2025 (mit Übergangsfristen) müssen alle rechnungsrelevanten Softwarelösungen in Spanien entweder:
- eine Bescheinigung („certificación“) nach den Vorgaben des spanischen Finanzamts besitzen, oder
- eine Haftungserklärung („declaración responsable“) vom Anbieter vorliegen, die bestätigt, dass die Software alle rechtlichen Anforderungen in Spanien erfüllt.
Die technischen Anforderungen werden durch ein Regelwerk („Reglamento de Certificación de Software“) definiert. Die finale Verordnung bzgl. der spanischen Software zur e-Rechnung wird derzeit vorbereitet (Stand: Mai 2025).
Bedeutung für Unternehmen bzw. Selbstständige
Wer in Spanien unternehmerisch oder freiberuflich tätig ist und Rechnungen stellt, muss zwingend bei der Verwendung eines Rechnungsprogramms:
- eine gesetzeskonforme software verwenden.
- Diese muss entweder:
- von einem Anbieter stammen, der eine Zertifizierung oder Eigenerklärung gemäß der AEAT abgegeben hat, oder
- Teil eines Buchhaltungssystems sein, das mit dem SII-System (Suministro Inmediato de Información) der Steuerbehörde verknüpft ist.
- Ab der Einführung der elektronischen Rechnungspflicht (für B2B, voraussichtlich 2025/2026) muss die Software zusätzlich den neuen E-Rechnungsstandard unterstützen.
Zulässige software e-Rechnung Spanien
- Viele Anbieter in Spanien (z. B. Sage, A3, Holded, Billin, Quipu, FacturaDirecta) werben explizit mit „software certificada“.
- Die AEAT wird voraussichtlich ein zentrales Register zertifizierter Programme veröffentlichen (noch nicht vollständig umgesetzt – Stand Mai 2025).
- Wichtig ist, dass die Software die „huella digital“ (digitale Spur) jeder Rechnung mitführt, um Steuerbetrug vorzubeugen.
Dies bedeutet:
- In Spanien müssen IT-Systeme für Rechnungen & Buchhaltung gesetzeskonform nach dem „Ley Antifraude“ sein.
- Die Programme müssen entweder zertifiziert sein oder eine Erklärung zur Konformität abgeben.
- Ab der vollständigen Einführung der E-Rechnungspflicht („Factura Electrónica“) wird nur noch digitale, strukturierte Rechnungsstellung erlaubt sein
Nachweis software e-Rechnung Spanien
Die „Erklärung zur Konformität“ (declaración responsable de cumplimiento) wiederum ist ein formaler Nachweis, den Hersteller oder Anbieter von Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware in Spanien gegenüber den Finanzbehörden abgeben können, um zu bestätigen, dass ihre Software alle rechtlichen Anforderungen der AEAT (spanische Steuerbehörde) erfüllt – insbesondere die Vorgaben der Antibetrugsverordnung („Ley Antifraude“).
„Declaración Responsable“
Es handelt sich um eine verbindliche und verantwortliche Eigenerklärung durch den Softwareanbieter (nicht durch den Endnutzer), in der er garantiert, dass die angebotene Lösung:
- nicht manipulierbar ist (z. B. keine nachträgliche Änderung von Rechnungen ohne Protokoll),
- die technischen Vorgaben des spanischen Finanzministeriums einhält, insbesondere:
- Unveränderlichkeit der Daten,
- vollständige Nachvollziehbarkeit,
- sichere Aufbewahrung,
- Erstellung eines Hashwertes oder anderer technischer Prüfsummen
- und bereit ist für die künftige Pflicht zur elektronischen Rechnung.
Voraussetzung der Abgabe dieser Erklärung:
Die genauen Schritte (für Softwareanbieter) sind wie folgt:
- Formularbereitstellung durch das Finanzministerium („Ministerio de Hacienda“)
Das entsprechende Modell der „Declaración responsable“ wird im Rahmen eines künftigen Königlichen Erlasses („Real Decreto“) standardisiert veröffentlicht. - Ausfüllen und Unterzeichnen durch den Softwareanbieter
Der Anbieter muss die Erklärung auf Grundlage der technischen Spezifikationen selbstständig ausfüllen und digital signieren. - Einreichung bei der AEAT oder zuständiger Behörde
Der Softwareanbieter muss die Erklärung über das elektronische Portal der AEAT oder ein Register der Ministerialverwaltung für Wirtschaft und digitale Transformation einreichen. - Haftung
Die Abgabe dieser Erklärung bedeutet, dass der Anbieter für alle möglichen Verstöße haftet. Bei falschen Angaben drohen Geldbußen.
Relevanz:
| Muss Erklärung abgeben? | Bemerkung | |
| Anbieter Software | Ja | Um ihre Software in Spanien vertreiben zu dürfen |
| Unternehmen oder Selbstständige | Nein | Müssen aber eine konforme Software verwenden |
| Selbstprogrammierer (eigene Tools) | Ja | Wenn eigene Tools intern genutzt werden, kann auch eine interne Erklärung nötig sein |
Voraussetzungen für Selbstprogrammierer in Spanien:
1. Exakte Kenntnis der rechtlichen Anforderungen
Selbstentwickler müssen sicherstellen, dass ihre software die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Dazu gehören:
- Format: Die elektronische Rechnung muss einem strukturierten elektronischen Format entsprechen, insbesondere „Facturae“ (ein XML-basiertes Format, das vom spanischen Finanzministerium vorgegeben ist).
- Signatur: Die Rechnung muss mit einer elektronischen Signatur versehen sein (z. B. durch ein digitales Zertifikat, das von der „FNMT“ oder anderen in Spanien zugelassenen Anbietern ausgestellt wurde).
- Versand über Plattformen: Die Rechnung muss über zugelassene Kanäle oder Plattformen (z. B. FACeB2B für B2B) versendet werden.
2. Anbindung an die offizielle Infrastruktur
Eigene Tools müssen Schnittstellen (API oder Dateiübertragung) zur Plattform „FACeB2B“ oder zu privaten zertifizierten Anbietern implementieren. Dafür gibt es technische Spezifikationen und Testumgebungen.
3. Zertifikate und Signatur einbauen
Die software muss in der Lage sein, Rechnungen digital zu signieren. Dafür nutzen Entwickler in der Regel ein digitales Unternehmenszertifikat (z. B. von FNMT) und Bibliotheken wie:
- OpenSSL (für Signaturen)
- Java (über XML Digital Signature API)
- .NET mit System.Security.Cryptography.Xml
4. Rechnungsarchivierung und Validierung
Die Rechnung muss nicht nur korrekt erstellt, sondern auch gesetzeskonform archiviert werden (mindestens 6 Jahre). Validierungs-Tools der „Agencia Tributaria“)“ oder Drittanbietern helfen dabei, die Richtigkeit zu prüfen.
5. Stetige Aktualisierung
Da sich rechtliche und technische Vorgaben ändern können, müssen Selbstentwickler ihre Software regelmäßig anpassen. Das betrifft z. B. Versionen des Facturae-Formats oder API-Änderungen von „FACeB2B“.
Das heißt, Selbstprogrammierer können die e-Rechnungspflicht in Spanien erfüllen, es geht vorliegend aber weniger um die selbstverständliche Kenntnis von XML, digitalen Signaturen und webservices, etc., sondern vielmehr insbesondere darum, sich mit rechtlichen, technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen intensiv auseinandersetzen und dazu auch sprachlich in der Lage sein, um bspw. auf den seitens des spanischen Finanzamts für diese Anbieter eröffneten Kanälen mit der Verwaltung kommunizieren zu können.
6. Software e-Rechnung Spanien und Verifactu
Verifactu ist ein neues System der spanischen Steuerbehörde AEAT zur digitalen Kontrolle und Nachverfolgung von Rechnungen, das im Rahmen der Digitalisierung des Rechnungswesens eingeführt wurde. Es ist Teil der Bemühungen, Steuerbetrug zu bekämpfen und den elektronischen Rechnungsaustausch zu standardisieren. Über eine Schnittstelle können Rechnungen automatisch und in Echtzeit an die AEAT übermittelt, sobald sie erstellt werden. Es handelt sich also nicht um ein Fakturierungsprogramm, sondern um eine Spezifikation, wie Rechnungsdaten an die Steuerbehörde übermittelt werden und dient u.a. der Förderung der Transparenz im Geschäftsverkehr, der Vereinfachung von Steuererklärungen und Buchhaltung.
Insoweit gilt:
- Wer kein elektronisches Fakturierungssystem verwendest, muss keine zusätzlichen Anforderungen erfüllen. Insoweit gibt es also keine Änderungen zur bisherigen Rechtslage.
- Ein elektronisches Fakturierungssystem ist ein solches, wenn es:
(1) Informationen eingibt,
(2) Informationen speichert und
(3) diese Informationen verarbeitet, um daraus Ergebnisse zu gewinnen (z. B. Berichte, Aufzeichnungen usw.).
Die spanische Steuerbehörde hat nicht klar definiert, was genau als elektronisches Fakturierungssystem gilt.
In der Praxis gilt: Eine Excel-Datei ohne Makros gilt nicht als elektronisches Fakturierungssystem. Eine Excel-Datei mit fortgeschrittenen Makros, die z. B. Aufzeichnungen oder Berichte generieren oder Prozesse automatisieren kann, könnte als solches gelten. - Wer ein elektronisches Fakturierungssystem nutzt, muss Sorge tragen, dass dieses Anforderungen wie digitale Signatur Integrität, Aufbewahrung, Nachverfolgbarkeit usw. erfüllt.
Diese Bedingungen muss das Programm selbst gewährleisten, und es muss von der AEAT zugelassen sein. - Verifactu erweitert die Rechnungspflicht nicht. Wer bisher keine formalen Rechnungen ausstellen musste, ist auch künftig nicht verpflichtet – Verifactu ändert nichts an den bestehenden gesetzlichen Pflichten, sondern nur an der Art der Übermittlung und Archivierung.
- Umsetzungszeitplan:
– Körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen: ab 1. Januar 2026
– Selbstständige (IRPF): ab 1. Juli 2026 - Die Nutzung von Verifactu ist freiwillig.
Es kann verwendet werden, eine gesetzliche Verpflichtung aber besteht nicht.
Die Verwaltung empfiehlt dies allerdings, einerseits zur Beschleunigung von Prozessen und andererseits, da künftig ohnehin die komplette steuerliche Abwicklung digital ablaufen soll. - Es besteht keine Pflicht zur sofortigen Buchführung.
Wer bspw. mit Excel fakturiert (was nicht als EDV-Fakturierungsprogramm gilt), kann die Rechnungen später ohne Weiteres erfassen. - Bei Verwenden von Verifactu werden die Rechnungen automatisch in Echtzeit an das Finanzamt übermittelt.
Das System sendet jede Rechnung sofort bei Ausstellung. - Nutzer eines anderen elektronischen Fakturierungssystems (z. B. Billage) ohne Verifactu:
– Die Rechnungen enthalten den gleichen Inhalt wie Verifactu-Rechnungen.
– Der QR-Code wird als „nicht validiert“ angezeigt.
– Das Programm muss zusätzliche Anforderungen erfüllen, wie z. B.:- Elektronische Signatur der RechnungenEreignisprotokollierung (eine Art „Blackbox“, die alle Vorgänge an den Rechnungen aufzeichnet und speichert)
- Anwendungsbereich: Alle Unternehmer und Freiberufler:
Ausgenommen sind jene, die bereits unter das „SII“ (Sofortmeldepflicht) fallen.
Betriebsstätten (EP) in Spanien sind ebenfalls verpflichtet. - Es besteht jederzeit die Möglichkeit sich freiwillig Verifactu anzuschließen, ohne vorherige Anmeldung (kein Formular 036 o. Ä. erforderlich).
Aber: In diesem Falle muss das gesamte Kalenderjahr über dieses System erklärt werden.
Ab dem 1.1. des Folgejahres könnte eine Abmeldung mit der letzten übermittelten Rechnung kommuniziert werden (es gibt kein spezielles Formular). - Die spanische Steuerbehörde wird ein kostenloses Programm für die elektronische Fakturierung bereitstellen, das jedoch nur für Unternehmer mit sehr wenigen ausgestellten Rechnungen empfohlen wird.
- Gutschriften/Eigenrechnungen (Autofacturas):
Wenn der Kunde die Rechnung in fremdem Namen ausstellt und selbst im SII-System erklärt, muss er Verifactu nicht erfüllen.
©2025 Software e-Rechnung Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht