Der Autor, Rechtsanwalt und Abogado, ist Experte in deutsch-spanischen Rechts- und Steuerfragen. Informationen und Website finden Sie Geschäftsbücher Spanien – elektronische und digitale Legalisierung
Aufgrund des Gesetzes 14/2013 vom 27. September 2013, über die Unterstützung und Internationalisierung von Unternehmern (Apoyo a los emprendedores y su internalización), sowie der kürzlich, am 12. Februar 2015, erfolgten Anweisung der Generaldirektion für Register und Notariate (Dirección General de los Registros y Notariados), über die Legalisierung von Geschäftsbüchern, tritt für nach dem 29. September 2013 begonnene Geschäftsjahre eine jährliche Legalisierungspflicht der, vergleichbar in Deutschland u.a. zu führenden Grund- und Haupt- wie auch Nebenbücher, in Spanien gesetzlich zu führenden Bücher (Buchführung, Hauptversammlungsprotokolle, Gesellschafter, Nominalaktien, sowie, bei Einmanngesellschaften, Verträge mit dem Alleingesellschafter) durch das Handelsregister ein. Die Geschäftsbücher Spanien sind nunmehr auf elektronischem Wege und in digitaler Form innerhalb einer Frist von vier Monaten ab Ende des Geschäftsjahres beim Handelsregister einzureichen.
Demnach handelt es sich bei der elektronischen Vorlage der besagten Bücher nicht länger um eine Möglichkeit, sondern mithin um eine Verpflichtung.
Insofern ist zu beachten:
- Blanko gebundene, bereits vom Handelsregister legalisierte Bücher können ausschließlich noch für Buchführung, Protokollführung der Gesellschafterbeschlüsse, Gesellschafterbeteiligungen und Namensaktien sowie für Verträge mit dem Alleingesellschafter aus vor dem 29. September 2013 eröffneten Geschäftsjahren verwendet werden.
- Mit Ablauf dieses letzten Geschäftsjahres (das heißt für Gesellschaften, deren Geschäftsjahr dem natürlichen Jahr entspricht, mit Ablauf des 31. Dezembers 2013) ist die Verwendung von solchen, mit unbeschriebene Blättern gebundenen Büchern einzustellen.
- Sodann sind in jedem neuen Geschäftsjahr die genannten Bücher zu legalisieren.
Nachdem bereits vor geraumer Zeit die spanischen Steuer- wie auch die Sozialversicherungsbehörden auf elektronische Verfahrensweisen umgestellt haben, ist diese Maßnahme ein weiterer Schritt zur Modernisierung der Behörden.
So besteht bereits die Verpflichtung den Finanzbehörden ein elektronisches Postfach zum Zwecke der ausschließlichen Zustellung zur Verfügung zu stellen. Um ein solches Postfach einzurichten, hat der Steuerpflichtige zunächst aufwändig ein „digitales Zertifikat“ über die Webseiten der Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre und der AEAT zu erlangen.
Dabei ist in Unternehmen von größter Wichtigkeit, dass eine Person bestimmt wird, die regelmäßig, mindestens aber im Abstand von 2-3 Tagen das “Postfach” kontrolliert, da dieser Weg nunmehr der einzige Kommunikationsweg insoweit mit den spanischen Finanzbehörden ist und damit natürlich auch entscheidend für den Fristenlauf ist. Wenn eine Mitteilung oder Zustellung erfolgt und diese während der folgenden 10 Tage nicht geöffnet wird, gilt die Zustellung als erfolgt. Wenn sodann innerhalb einer dort gewährten Frist zwischen 15 und 30 Tagen idR., keine Reaktion erfolgt, tritt ohne weitere Einspruchsmöglichkeit Rechtskraft ein.
Zu beachten ist, dass es sogenannte „Höflichkeitstage“ gibt, die es ermöglichen, der Behörde maximal 30 Tage im Laufe eines Jahres anzugeben, während derer seitens des Steuerpflichtigen keine elektronischen Benachrichtigungen an ein elektronisches Postfach erwünscht werden. Dies kann in einem zusammenhängenden, aber auch aufgeteilten Zeitrahmen erfolgen.
Zu beachten ist auch, dass nicht nur ein Bearbeiter zu bestimmen ist; vielmehr wird vom Finanzamt physisch ein bestimmter Computer autorisiert.
Ebenso besteht für Unternehmen eine verpflichtende Teilnahme am elektronischen Zustellungssystem der spanischen Sozialversicherung. Gemäß der in 2013 in Kraft getretenen Vorschrift sollen sämtliche traditionelle postalische Zustellungen durch Online-Benachrichtigungen ersetzt werden. Zunächst sollen auf diese neue Art und Weise die Mitteilungen bzgl. abzuführender Sozialabgaben, Forderungsbeitreibungen und zu krankheitsbedingten Arbeitsausfälle der Arbeitnehmer erfolgen.
Die telematischen Zustellungen erfolgen über die Plattform SEDESS (Sede Electrónica de la Seguridad Social), unter der Internetadresse https://sede.seg-social.gob.es . Voraussetzung hierfür ist die Anmeldung zum RED-System, welches schon bisher entsprechende Daten elektronisch übermittelt. Derartige Zustellungen sind rechtsgültig und verbindlich.
Künftig sind die Unternehmen nunmehr also verpflichtet, die Plattform SEDESS als einziges Zustellungsmedium gegenüber der Sozialversicherung zu nutzen. Zunächst erhalten die betroffenen Unternehmen eine schriftliche Vorankündigung über die Einbindung in das neue System, verbunden mit einer einmonatigen Frist, die auch bei Zustellungsverweigerung zu laufen gilt.
Ab der Zustellung hat der Empfänger während 10 Kalendertagen Zugang zum Inhalt der Vorankündigung. Hat er innerhalb der 10-Tages-Frist nicht Kenntnis von der Benachrichtigung genommen, wird die Zustellung als verweigert betrachtet – das laufende Verfahren zur Einbindung des Unternehmens in das neue System wird dennoch fortgesetzt.
Um Zugang zu den telematischen Benachrichtigungen zu erlangen, muss das Unternehmen zunächst über eine elektronische Signatur verfügen, welche z.B. von der Sozialversicherung ausgegeben werden kann.
©2015 Verfasser Vorlage Geschäftsbücher Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht
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