Der Autor, Rechtsanwalt und Abogado, ist Experte in deutsch-spanischen Rechts- und Steuerfragen. Informationen und Website finden Sie Jahresabschluss Spanien Sanktion
Mit Datum vom 1.2.2021 ist das königliche Dekret 2/2021 vom 12. Januar (Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas) in Kraft getreten, welches u.a. das Sanktionsverfahren bei Verstößen gegen die Publizierungspflicht des Jahresabschlusses der spanischen Handelsgesellschaften regelt.
Bislang war das Sanktionsverfahren für die fehlende Hinterlegung der Jahresabschlüsse in Spanien in Art. 283 des Gesetzes über die Kapitalgesellschaften (Artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades del Capital -TRLSC- (Real Decreto Legislativo 1/2010) Ordnungsgeldverfahren Jahresabschluss Spanien) geregelt, ohne dass dies aber in der Praxis zu einer allgemeinen Anwendung gekommen wäre. Der Beitrag „Jahresabschluss Spanien Sanktion“ erläutert die Neuregelung.
Die 10. Zusatzbestimmung des Dekrets (Disposición adicional décima del mencionado Real Decreto 2/2021) bestimmt nun einen Rahmen für die Zusammenarbeit des Instituts für Buchhaltung und Buchprüfung (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas –ICAC) und der Generaldirektion für Juristische Sicherheit und Öffentlichen Glauben (Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública), zur Übertragung der Verfahren und der Entscheidungsvorschläge in Sanktionsangelegenheiten in Hinterlegungssachen an die aufgrund des Gesellschaftssitzes des Verpflichteten zuständigen Registerführer der Handelsregister.
Jahresabschluss Spanien – Frist zur Hinterlegung
Gemäß Art. 253 des Kapitalgesellschaftsgesetzes (Ley de Sociedades de Capital) sind die Geschäftsführer einer spanischen Handelsgesellschaft verpflichtet, innerhalb einer Frist von 3 Monaten nach Abschluss eines jeden Geschäftsjahres den Jahresabschluss mit Lagebericht und einen Vorschlag für die Verwendung des Ergebnisses des Geschäftsjahrs zu formulieren.
Der Jahresabschluss ist sodann gemäß Art. 272 des Kapitalgesellschaftsgesetzes durch die Hauptversammlung zu genehmigen.
Gemäß Art. 164 des Gesetzes ist die zu diesem Zweck einberufene Hauptversammlung innerhalb der ersten 6 Monate des Geschäftsjahres abzuhalten. Im Falle der Genehmigung erfolgt die Vorlage zur Eintragung im Handelsregister, anderenfalls haben die Geschäftsführer nachzubessern.
Die Frist zur Vorlage beim Handelsregister beträgt 1 Monat ab Genehmigung durch die Hauptversammlung, mithin für Gesellschaften bei denen das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmend am 1.1. beginnt, bei Genehmigung am letzten Tag der Frist vom 30. Juni, am 30. Juli.
Sollte der Abschluss über diese Frist hinaus nicht bis zum 31.12. hinterlegt werden, so kommt es zur Handelsregistersperre für die Gesellschaft. Dies war bislang in der Regel die einzige Folge der Nichterfüllung der gesetzlichen Pflicht zur Hinterlegung des Jahresabschlusses in Spanien.
Denn die in Art. 283 TRLSC festgelegten Sanktionen, welche durch das Institut für Buchhaltung und Buchprüfung (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC)) verhängt werden konnten, blieben zumeist ohne Anwendung.
Diese Sanktionen sollten von der Größe der Gesellschaft und von der Zusammenarbeit der Gesellschaft mit dem Sanktionsorgan abhängen.
Der dort bestimmte Rahmen beträgt zwischen 1.200 und 60.000 Euro. Bei über 6 Millionen Euro liegenden Umsätzen der Gesellschaft oder der Gruppe kann die Sanktion für jedes Jahr der verzögerten Hinterlegung 300.000 Euro erreichen.
Gemäß der Handelsregisterordnung (Reglamento del Registro Mercantil) übermitteln zum Ende eines jeden Geschäftsjahres die Registerführer eine alphabetische Liste der die Verpflichtungen nicht erfüllenden Gesellschaften an die Generaldirektion der Registerführer und Notare, DGRN (Dirección General de Registradores y Notariado), welche diese an das ICAC zur Eröffnung von Sanktionsverfahren weiter leitet.
Dies verläuft in Spanien bislang regelmäßig ins Leere. Die Pflichtverletzungen verjähren in 3 Jahren.
Im Rahmen der Coronamaßnahmen gelten Sonderfristen zum Jahresabschluss Spanien.
Jahresabschluss Spanien – neues Sanktionsverfahren
Nunmehr werden mit der elften Zusatzbestimmung des vorgenannten Königlichen Erlasses 2/2021 die folgenden Kriterien für die Bestimmung der Höhe des Ordnungsgeldes in Anlehnung an die bereits in Artikel 283 TRLSC vorgesehenen Grenzen festgelegt:
– 0,5 % des Gesamtbetrages der Aktiva des Unternehmens, zuzüglich 0,5 Promille des Umsatzes des Unternehmens aus der letzten beim Finanzamt eingereichten Steuererklärung, deren Original bei der Bearbeitung des Verfahrens vorgelegt werden muss.
– Wird die vorgenannte Steuererklärung nicht vorgelegt, so wird die Sanktion auf 2% des Stammkapitals gemäß den im Handelsregister eingetragenen Daten festgesetzt.
– Wenn die Steuererklärung vorgelegt wird und das Ergebnis der Anwendung der vorgenannten Prozentsätze auf die Summe der Aktiva und Umsatzpositionen mehr als 2 % des Stammkapitals beträgt, wird die Strafe auf letzteren Betrag abzüglich 10 % beziffert.
Darüber hinaus sieht das Finanzministerium in Übereinstimmung mit seinem Steuerkontrollplan den Entzug der Steuernummer für inaktive Unternehmen vor, die ihren Verpflichtungen nicht nachkommen und daher aus dem Handelsregister gelöscht werden, mit der vorläufigen Schließung des Registerblattes, was auch ihr zivilrechtliches Ende bedeutet.
Frist für die Entscheidung im Sanktionsverfahren und deren Bekanntgabe
Die Gesamtfrist für die Entscheidung und deren Zustellung im Sanktionsverfahren beträgt sechs Monate ab der Annahme des Beschlusses zur Einleitung des Verfahrens durch den Präsidenten der Wirtschaftsprüferkammer ICAC, unbeschadet einer Aussetzung des Verfahrens und der möglichen Verlängerung dieser Gesamtfrist und der für die verschiedenen Phasen des Verfahrens festgelegten Teilfristen.
Jahresabschluss Spanien – Deutschland
In Deutschland haben Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KGs die Jahresabschlussunterlagen elektronisch offen zu legen und müssen seit 2008 bei Verstößen mit einem Ordnungsgeldverfahren rechnen, das allerdings durch Einreichen der Unterlagen binnen 6 Wochen abgewendet werden kann.
Das Verfahren wird seitens des Bundesamts für Justiz von Amts wegen eingeleitet, sofern die Unterlagen nicht rechtzeitig oder unvollständig beim elektronischen Bundesanzeiger eingehen. Das Ordnungsgeld in Höhe von 2.500 bis 25.000 € kann sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen ihre gesetzlichen Vertreter und notfalls auch mehrfach nacheinander festgesetzt werden.
Der Umfang der offenzulegenden Dokumentation hängt von der Größe des Unternehmens ab.
Während bei Kleinstkapitalgesellschaften u. a. die Abgabe einer verkürzten Bilanz genügt und die Gewinn- und Verlustrechnung nicht veröffentlicht werden muss, müssen große Unternehmen sämtliche Unterlagen offenlegen: Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang) mit Bestätigungs- oder Versagungsvermerk des Abschlussprüfers, Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrats, bei börsennotierten AG und KGaA zusätzlich die Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex.
Es genügt nicht mehr einen vorläufigen Jahresabschluss einzureichen. Dieser muss vielmehr festgestellt oder gebilligt sein.
Fazit Jahresabschluss Spanien Sanktion
Mit dem nun neuen Ordnungsgeldverfahren existiert nach der bisherigen Rechtslage nun ein wirksameres Instrument um dem Zweck des Gesetzgebers nachzukommen, inaktiven, die gesetzlichen Verpflichtungen zur Abschlusserstellung und Einreichung nicht erfüllenden Handelsgesellschaften zu verfolgen.
©2021 Verfasser Jahresabschluss Spanien Sanktion: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht