Der Autor, Rechtsanwalt und Abogado, ist Experte in deutsch-spanischen Rechts- und Steuerfragen. Informationen und Website finden Sie Arbeitszeiterfassung
Mit Datum vom 13.5.2019 ist das am 8. März 2019 durch Königlichen Erlass (Real Decreto-ley 8/2019) verabschiedete Gesetz über dringende Sozialschutzmaßnahmen und der Bekämpfung prekärer Arbeitszeitbedingungen („medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo“) in Spanien in Kraft getreten. Mit dem Gesetz zur Arbeitszeiterfassung werden Maßnahmen zum Schutz von Arbeitnehmern, welche durch den obersten Gerichtshof aufgehoben worden waren, wiederhergestellt.
Artikel 10 des Gesetzes modifiziert Art. 34 des spanischen Arbeitnehmergesetzes (Estatuto de los Trabajadores, ET) und fügt einen neuen Absatz 9 ein, der Unternehmen verpflichtet ein Tagesregister zu führen, welches den konkreten Arbeitsbeginn und das konkrete Arbeitsende jedes einzelnen Mitarbeiters – unbeschadet der Möglichkeiten einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung in Übereinstimmung mit dem Arbeitnehmergesetz – festhält. Das Gesetz legt keine Bestimmungen zur Form dieses Registers fest. Lediglich regelt es eine Aufbewahrungsfrist von 4 Jahren in denen die Register zur Verfügung der Mitarbeiter, deren Rechtsvertretern und der Inspektion der Arbeitsbehörden stehen müssen.
Mithilfe des Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung Spanien soll der Arbeitsinspektion die Kontrolle ermöglicht werden, dass Arbeitszeiten nicht überschritten und im Falle des Überschreitens, vergütet werden. Ziel des Gesetzgebers ist Gesetzesverstöße aufgrund unbezahlter oder Überstunden überprüfen und Missbrauchssituationen aufdecken zu können.
Den Unternehmen bleibt die Wahl des Mediums ihres Zeiterfassungssystems selbst überlassen, dieses muss nur nachweislich die täglichen Anfangs- und Endzeiten darstellen. Mithin ist die Verwendung analoger Systeme, wie Stechuhren ebenso möglich, wie manuelle Erfassung oder aber digitale Systeme in Form von Apps, die auf den Endgeräten des Arbeitnehmers oder des Unternehmens installiert werden. Dies ermöglicht auch die Erfassung von Arbeiten im „home office“, denn auch Arbeitsstunden fern vom Arbeitsplatz sind zu berücksichtigen.
Bei der Einführung jedenfalls moderner Zeiterfassungssysteme sollten Unternehmen Arbeitnehmer und Arbeitnehmervertreter mit einbinden, um insbesondere Verstöße gegen Datenschutz und Bestimmungen zum Schutz der Privatsphäre zu vermeiden. Ansonsten kann die Arbeitszeiterfassung manuell mit Unterschrift erfolgen. Das Register muss folgende Informationen enthalten:
- Identität des Unternehmens mit Steuernummer
- Identifizierung des Arbeitnehmers mit Steuernummer
- Spezifizierung der täglichen Arbeitszeit mit Beginn, Unterbrechung/en und Ende
- Angabe der regulär und zusätzlich geleisteten Arbeitsstunden pro Arbeitstag
- Tägliche Unterschrift des Arbeitnehmers
- Unterschrift des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens am Monatsende
Dies unbeschadet dessen, ob es sich im Einzelfall um Voll- oder um Teilzeitarbeitsverträge handelt und ob Überstunden gearbeitet werden oder nicht.
Verstöße gegen die Bestimmungen des neuen Absatzes 9 des Art 34 ET bei der Registrierung der Arbeitsstunden werden als schwer gewertet und (gemäß Art. 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social) mit Strafen bis 6.250,00 Euro belegt.
Letztlich bestimmt das Gesetz, dass die Regierung auf Vorschlag des Arbeitsministeriums und nach Anhörung der wesentlichen Arbeitnehmer- und Arbeitgeberorganisationen Beschränkungen und Erweiterungen der Regulierung und der Dauer der Arbeits- und der Erholungszeiten, sowie spezielle Bestimmungen im Rahmen der Registrierung der Zeiterfassung für Sektoren, Arbeiten und Kategorien, die aufgrund ihrer Besonderheiten dies erfordern, treffen kann.
Inspektionen der Sozialversicherungen werten als schweren Verstoß nicht nur das Fehlen eines Registers, oder die Feststellung von Überschreiten der Arbeitszeiten oder nicht registrierten Überstunden und deren Verschleierung, sondern auch Fälle in denen zwar ein Register geführt wird und eine Erklärung der Überstunden vorliegt, jedoch das gesetzlich zulässige Maximum von 80 Überstunden überschritten wird.
Mit Datum vom 10.06.2019 hat die Generaldirektion für Arbeitsinspektion und Sozialversicherung ihre Kriterien für die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung veröffentlicht:
- Der Verpflichtung ist täglich nachzukommen
- Pausen und Unterbrechungen müssen nicht registriert werden
- Die Gesamtzahl der effektiven Arbeitsstunden ist nicht anzugeben
- Die Regelung findet auch auf Außendienst – und ebenso im Ausland tätige Mitarbeiter Anwendung
Dokumentation der Arbeitszeiterfassung:
- Jedwedes Mittel das geeignet ist, in zuverlässiger Weise die Arbeitsstunden zu registrieren ist zulässig. Nachträglich manipulierbare Medien können angezweifelt werden. Es sollten mindest monatliche Ausdrucke von den Arbeitsvertragsparteien gegengezeichnet werden.
- Das Register muss jederzeit am Arbeitsort einsehbar sein. Im Falle, dass ein Original andernorts aufbewahrt wird, ist die Vorlage eines scans ausreichend.
Arbeitszeiterfassung EU
Gemäß Pressemitteilung vom 14.5.2019 hat auch der Europäische Gerichtshof (EuGH, Rechtssache C-55/18) entschieden, dass Arbeitszeiten seitens der Arbeitgeber systematisch und vollumfänglich zu erfassen sind. Sowohl die EU-Arbeitszeitrichtlinie als auch die EU-Grundrechtecharta der Europäischen Union verpflichte hierzu. Nur auf diese Weise sei eine Kontrolle der Überschreitung zulässiger Arbeitszeiten möglich.
Das Gericht führt aus, „um die nützliche Wirkung der von der Arbeitszeitrichtlinie und der Charta verliehenen Rechte zu gewährleisten, müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Es obliegt den Mitgliedstaaten, die konkreten Modalitäten zur Umsetzung eines solchen Systems, insbesondere der von ihm anzunehmenden Form, zu bestimmen und dabei gegebenenfalls den Besonderheiten des jeweiligen Tätigkeitsbereichs oder Eigenheiten, sogar der Größe, bestimmter Unternehmen Rechnung zu tragen“.
Mit dem Urteil werden die EU-Mitgliedstaaten nun verpflichtet, ein System zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten durch Arbeitgeber zu bestimmen. Das Urteil wird mithin zu erheblichen Auswirkungen auf den Arbeitsalltag in allen Ländern der EU und zu mit Spanien vergleichbaren Regelungen führen.
©2019 Verfasser Gesetz zur Arbeitszeiterfassung: F. Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht