Kanzlei Frank Dieter Müller & Asociados

Ausschreibung Spanien

Im Rahmen von Aufträgen der öffentlichen Hand in Spanien haben bei der Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen ab einem bestimmten Auftragswert Ausschreibungen im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens zu erfolgen.
Grundlage der öffentlichen Auftragsvergabe ist das Gesetz 9/2017 vom 8. November über Verträge des öffentlichen Sektors (Ley de Contratos del Sector Público, LCSP). Der vorliegende Artikel zur Ausschreibung Spanien stellt die Rechtsgrundlagen der Teilnahme wie auch die formellen und materiellen Voraussetzungen dar.

Öffentliche Ausschreibung Spanien – Gesetz 9/2017

Das Gesetz verpflichtet die öffentliche Hand im Ausschreibungsverfahren und der nachfolgenden Auftragsvergabe die Prinzipien der Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Transparenz sowie einen freien Wettbewerb zu garantieren. Es trat am 9.11.2017 in Kraft und setzte 3 EU-Richtlinien in nationales Recht um:

  • Richtlinie 2014/23/EU über die Konzessionsvergabe (Konzessionsrichtlinie),
  • Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe (Vergaberichtlinie),
  • Richtlinie 2014/25/EU über die Vergabe von Aufträgen durch Auftraggeber im Bereich Wasser-, Energie und Verkehrswirtschaft sowie der Postdienste (Sektorenrichtlinie).

Verträge

Im Rahmen dieser Aufträge können Bau- oder Baukonzessionsverträge, Dienstleistungs- oder Dienstleistungskonzessionsverträge, Lieferverträge oder sonstige, gemischte Verträge zwischen der öffentlichen Hand und privaten Auftragsnehmern geschlossen werden.

Die Grundlage des Vertrags zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem privaten Unternehmer bilden die Vergabeunterlagen. Diese enthalten die im Rahmen einer Ausschreibung für die Vergabe und die Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrags notwendigen Informationen.

Zu veröffentlichen sind dabei

  • das Lastenheft mit den technischen Anforderungen
  • die Verdingungsunterlagen mit den verwaltungstechnischen Informationen.

Die Vergabeunterlagen sind auf der Plattform für die Auftragsvergabe der öffentlichen Hand und sowohl im spanischen Amtsblatt als auch dem der Europäischen Union zu veröffentlichen.

Register

Zur Teilname an öffentlichen Ausschreibungen dient für bestimmte Fälle in Spanien ein Register “ROLECE” (Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado (Offizielles Register von Bietern und klassifizierten Unternehmen Ausschreibung Spanien)), also ein öffentliches, staatliches Bieterregister.
Ziel des Registers ist, den bürokratischen Aufwand zu verringern, der traditionell mit öffentlichen Ausschreibungsverfahren verbunden ist und den Interessenten eines öffentlichen Auftrags die Teilnahme zu erleichtern.

Die Anmeldung im ROLECE ermöglicht es den Unternehmern, ihre Handlungsfähigkeit, ihre Rechtsform, ihre geschäftliche Einordnung, ihre Solvenz und das Innehaben bestimmter Genehmigungen und Zulassungen sowie die Bejahung oder Verneinung bestimmter Geschäftsverbote zu erfassen.

Die Registrierung gilt für alle öffentlichen Behördenbereiche.

Zumindest für die Teilnahme an einem vereinfachten offenen Vergabeverfahren ist eine vorherige Eintragung im ROLECE verpflichtend.

Einer der Nachteile, mit welchen Teilnehmer an einer öffentlichen Ausschreibung traditionell konfrontiert waren, bestand darin, dass sie eine große Menge an Dokumentation einreichen mussten. Die damit verbundenen Unterlagen standen Unternehmen und Selbstständigen oft nicht unmittelbar zur Verfügung, was ihre Möglichkeiten zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen verhinderte oder einschränkte.

Das neue Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge versuchte dieser Problematik mit der erforderlichen Registrierung im ROLECE abzuhelfen.

Das “Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado” wurde in Erfüllung der Bestimmungen der Artikell 326 bis 332 des neu gefassten “Ley de Contratos del Sector Público”, verabschiedet durch “Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre” geschaffen.

Damit können Unternehmer nun nachweisen, dass sie die grundlegenden allgemeinen Anforderungen für die Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung erfüllen und müssen daher nicht mehr wie bislang eine Vielzahl von Unterlagen für jede Teilnahme neu erstellen und einreichen. Ausreichend ist vielmehr eine Kopie ihrer Registrierung im ROLECE.

Die Eintragung in das ROLECE für Selbstständige und Unternehmen ist in fast allen vereinfachten offenen Verfahren und vereinfachten abgekürzten Verfahren, d.h. bei den meisten öffentlichen Ausschreibungen, die durchgeführt werden obligatorisch. Dies zumindest bei einem Budget ab 40.000 und bis 2.000.000 Euro sowie bei Dienstleistungen und Lieferungen mit einem Wert zwischen 15.000 und 100.000 Euro.

Die unmittelbare Folge davon ist, dass (mit einigen Ausnahmen) diejenigen, die nicht registriert sind und zur Registrierung verpflichtet sind, nicht an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen können. Bewerbungen, die von nicht registrierten Unternehmern eingereicht werden, werden sofort vom Ausschreibungsverfahren ausgeschlossen.

Darüber hinaus erspart die Eintragung in dieses Register dem Unternehmer die Einreichung der gleichen Unterlagen bei jeder Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung.

Ausschreibung Spanien – Anforderungen Registrierung

Ein Eintrag im ROLECE erfolgt mit folgenden Unterlagen:

  • Nachweis zur Existenz des Unternehmens und der Eintragung im Umsatzsteuerregister „VIES“
  • Im Falle eines Bevollmächtigten mit Wohnsitz in Spanien ist dessen Steuernummer, „NIF/ NIE„, anzugeben, ansonsten
  • wenn der Bevollmächtigte sich nicht in Spanien aufhält, muss dieser im Besitz der NIE sein

Der Zugang zum Register erfolgt dann online über das elektronische Zertifikat der „Fábrica Nacional de Moneda y Timbre“ ¨FNMT¨ oder ein anderes kompatibles Zertifikat.

VORZULEGENDE DOKUMENTATION

1.- notarielle Vollmacht den Antrag im Namen des Unternehmens einreichen zu können

2.- Gründungsurkunde der Gesellschaft und ggf. aktualisierte Daten

3.- Nachweis der Geschäftsführerstellung und eine beglaubigte Kopie dessen Personalausweis oder Reisepasses, der im Antragsformular genannt ist

4.- Bestätigung Registrierung „VIES“  

5.- Die Nachweise können durch notarielle beglaubigte Kopien einzelner Dokumente wie aber auch durch notarielle Bescheinigung erbracht werden. Alle Dokumente müssen mit der Apostille von Den Haag versehen und von einem beglaubigten Übersetzer ins Spanische übersetzt sein.

Nach erfolgter Eintragung sind sodann Nachweise auf telematischem Weg mittels des digitalen Zertifikats zu erbringen wie z.B. Jahresabschlüsse, Unterlagen zur Solvenz, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, etc..

Diese Unterlagen sind regelmäßig zu aktualisieren.

©2021 Verfasser Ausschreibung Spanien: F. Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht

09. November 2021 von Frank Dieter Müller
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