Der Autor, Rechtsanwalt und Abogado, ist Experte in deutsch-spanischen Rechts- und Steuerfragen. Informationen und Website finden Sie Buchführung Spanien Frist 30.04.
Alle Kaufleute sind zu einer geordneten Buchhaltung verpflichtet, die eine chronologische Verfolgung ihrer geschäftlichen Operationen zulässt und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen oder besonderen Bestimmungen, Geschäftsbücher, wie bspw. ein Inventar- und ein Tagesbuch zu führen sowie Jahresabschlüsse zu erstellen (Art. 25 Código de Comercio, spanisches Handelsgesetzbuch (HGB) zur Buchführung Spanien).
Demnach hat jeder Unternehmer auf spanischem Territorium eine ordentliche und der Geschäftstätigkeit angemessene Buchhaltung zu erstellen, die eine chronologische Nachverfolgung aller Vorgänge sowie die regelmäßige Erstellung von Bilanzen und Inventaren ermöglicht.
Daraus folgt die Pflicht ein Hauptbuch zu führen, in dem alle wirtschaftlichen und finanziellen Transaktionen festgehalten werden und aus dem Inventar und Bilanzen folgen, die sodann der Erstellung der Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr der Gesellschaft dienen.
Art. 26 HGB und 106 Handelsregisterverordnung treffen Bestimmungen zu einem Protokollbuch über die Generalversammlungen und die Kollegialorgane der Gesellschaft.
Aktiengesellschaften müssen zusätzlich zu den vorgenannten Büchern ein Register über Namensaktien führen. Gesellschaften mit beschränkter Haftung führen anstelle des Registers über Namensaktien das Gesellschafterbuch (Art. 27 y 28 HGB), Einmanngesellschaften führen ein Vertragsregisterbuch (Art. 16 Gesetz über die Kapitalgesellschaften).
Buchführung Spanien – Form der Vorlage und Frist
Die entsprechende Anweisung der Generaldirektion der Register und Notare vom 12. Februar 2015 gilt für alle Arten von zwingend zu führenden Büchern für Geschäftsjahre ab September 2013.
Sämtliche zu führenden Bücher müssen in elektronischer Form erstellt werden und innerhalb von vier Monaten nach Ende des Geschäftsjahres zur Legalisierung im Handelsregister auf telematischem Weg eingereicht werden.
Buchführung Spanien – Protokollbücher, Gesellschafterbücher, Register über Namensaktien und Verträge
Die Protokolle der Sitzungen der Kollegialorgane und der Beschlüsse des Alleingesellschaftlers für die ab dem September 2013 begonnenen Geschäftsjahre sind innerhalb von vier Monaten nach Jahresende auf telematischem Wege zu legalisieren.
Es besteht die Möglichkeit detaillierte Protokolle zu legalisieren, wenn es erforderlich ist, einen Sachverhalt punktuell nachzuweisen, unbeschadet der Tatsache, dass dieser zwingend im Protokollbuch des gesamten Jahrs enthalten sein muss. Die Protokollbücher eines bestimmten Geschäftsjahres können beglaubigt werden, ohne dass es sich dabei um das unmittelbar vorangegangene oder frühere Jahr handeln muss.
Das Gesellschafterbuch, das Register über Namensaktien oder das der Verträge des Alleingesellschafters mit der Gesellschaft, die bereits in Blanko beglaubigt wurden, können für Rechtsgeschäfte vor dem 29. September 2013 verwendet werden. Von diesem Zeitpunkt an ähnelt ihre Behandlung dem Protokollbuch in Bezug auf den Abschluss und den Hinweisen, die diesen Umstand in der ersten telematischen Übersendung berücksichtigen (Art. 334.2 Handelsregisterverordnung und 18.3 des Gesetzes zur Unterstützung von Unternehmen und deren Internationalisierung).
Bei neu gegründeten Gesellschaften wird nach der ersten Eintragung ins Handelsregister das Buch legalisiert, in welchem der ursprüngliche Titel der Gründungsgesellschafter hervorgeht. Nachdem dieses Buch legalisiert wurde, ist die Legalisierung eines neuen Buches erst innerhalb von vier Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, in dem eine Änderung im Eigentum an den Aktien oder Geschäftsanteilen stattgefunden hat oder an denen Pfandrechte begründet wurden, verpflichtend. Diese Bücher müssen die vollständige Identität der Eigentümer, die Staatsangehörigkeit und den Wohnsitz enthalten. Das Weglassen dieser Daten steht der Beglaubigung des Buches nicht entgegen, wird aber mit Vermerk aufgezeigt. Die gleichen Regeln gelten für die Vertragsbücher des Alleingesellschafters mit der Gesellschaft. Registerbücher über Namensaktien oder Gesellschafterbücher können auch dann legalisiert werden, wenn sich aus dem vorgelegtem Buch ergibt, dass das initiale Buch nicht legalisiert worden war.
Buchführung Spanien – Schließen der Bücher
Leere gebundene und bereits legalisierte Bücher können nur für Buchhaltungen, Verträge, Daten über Gesellschafter und Protokolle der vor dem 29. September 2013 geöffneten Geschäftsjahre verwendet werden. Nach Ablauf des letzten Geschäftsjahres werden die Bücher mit einem Hinweis geschlossen, welche in der ersten telematischen Sendung derselben mittels eines Archivs aufgenommen wird, das eine von der Geschäftsführung ausgestellte Bescheinigung über diesen Umstand enthält (Art. 334.2 und 18.3). Die Buchführungseinträge, Verträge, Daten von Gesellschaftern und Protokolle eines Geschäftsjahres nach September 2013, die in diese Bücher übertragen wurden, werden in das neue Buch übernommen, welches telematisch gesendet wird.
Die auf telematischem Wege übersandten Bücher bedürfen keines Hinweises bzgl. ihres Schließens.
Buchführung Spanien – Anweisungen zur telematischen Vorlage
Gemäß Anweisung vom 12. Februar 2015 (Staatsanzeiger, BOE vom 16. Februar) werden alle Bücher auf elektronischem Träger und in telematischer Form präsentiert.
Erforderlich ist
– das Vorliegen eines Zertifikates (digitale Unterschrift), um die Versendung vornehmen zu können
– sich als Benutzer auf der Seite der Kammer der Registrare anzumelden. Mit der Anmeldung akzeptiert der Nutzer eine Reihe von Bedingungen und hat eine Reihe von Daten (Name, Adresse, Bankverbindung) einzugeben.
Die Bücher werden mit dem Legalia-Programm erstellt, welches kostenlos heruntergeladen werden kann. Nach Eingabe aller Daten können die Sendeplattform der Seite der Registerführer mittels des Zertifikates aufgerufen und dann die Schritte ausführt werden, die in einem Handbuch im Download-Bereich derselben Seite, als Hilfehandbuch für Telematikbuchpräsentation bezeichnet, beschrieben werden.
Sobald die Bücher im Register eingegangen sind, erfolgt die Bearbeitung und telematisch eine Mitteilung, dass die Legalisierung an dem in der Vorlage angegebenen Datum mit der Beglaubigung initiiert wurde, sofern nicht die Vorlage als fehlerhaft eingestuft wird.
In Übereinstimmung mit Art. 8 der Anweisung des 31. Dezember 1999 der Generaldirektion der Registerführer und Notare hat der Unternehmer eine Kopie mit identischem Inhalt und Format der Dateien aufzubewahren, die den vorgelegten Bücher zur Beglaubigung von Beweiswirkungen entsprechen.
Im April des Folgejahres haben spanische Handelsgesellschaften ihre Bücher für das Vorjahr bei dem entsprechenden Handelsregister einzureichen und zu legalisieren, sofern ihr Geschäftsjahr am 31. Dezember des Vorjahres endet.
Buchführung Spanien – Vorlage und Legalisierung von offiziellen Büchern
Handelsgesellschaften, deren Geschäftsjahr zum 31. Dezember schließt, verfügen mithin bis zum 30. April des Folgejahrs, um die Erstellung, Vorlage und telematische Legalisierung der Bücher beim Handelsregister vorzunehmen.
Die folgenden Bücher sind zu erstellen, vorzulegen und beim Handelsregister zu legalisieren:
– Tagesbuch: in dem die Unternehmen täglich oder chronologisch alle Wirtschaftsvorgänge erfassen müssen. Dieses Buch wird für jedes Geschäftsjahr erstellt.
– Inventar- und Jahresabschluss: welche die Ausgangssituation des Unternehmens, dessen Entwicklung anhand einer Bilanz der Summen und Salden, das Abschlussinventar des Unternehmens sowie eine Reihe von Buchhaltungsberichten enthält, die als Jahresabschluss bezeichnet werden und eine Situationsbilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, die Änderungen des Nettovermögens, den Anhang und die Kapitalflussrechnung umfassen
– Hauptbuch: weder die Anfertigung und Vorlage, noch die Beglaubigung dieses Buches ist verpflichtend, aber dringend ratsam
– Protokollbuch: dabei kann es sich um ein Protokollbuch der Generalversamlungen oder des Verwaltungsrates handeln, das die entsprechenden Beschlüsse -ordentlicher oder außerordentlicher Versammlungen- enthalten soll.
– Register über Gesellschafter oder Namensaktien: In diesem Buch wird die Identität der Gesellschafter und deren Beteiligung, sowie die mögliche Entwicklung der Übertragung dieser Anteile eingetragen. Je nach Art der Handelsgesellschaft, ist ein bestimmtes Buch zu führen. So müssen Gesellschaften mit beschränkter Haftung und gemeinnützige Kreditinstitute ein Gesellschafterregistrierungsbuch führen; Einmanngesellschaften mit beschränkter Haftung müssen über ein Registerbuch der Gesellschaft verfügen und Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien ein Register über Namensaktien.
– Mehrwertsteuerbuch: Dabei handelt es sich um Bücher über Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen, das Buch der Investitionsgüter und, falls vorhanden, das Buch über innergemeinschaftliche Operationen.
Jedes einzelne dieser Bücher muss vor dem entsprechenden Handelsregister telematisch legalisiert werden, wie in Art.18 des Gesetz 14/2013 vom 27. September zur Unterstützung von Unternehmern und deren Internationalisierung vorgesehen:
„Alle Bücher, die Unternehmer gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu führen haben, einschließlich der Protokolle der Gesellschafterversammlungen und anderer Kollegialorgane oder das Register der Gesellschafter und das über Namensaktien, werden nach der Fertigstellung auf elektronischem Träger beim Handelsregister und vor Ablauf von vier Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres präsentiert und legalisiert.“
©2020 Verfasser Buchführung Spanien: Frank Müller, Rechtsanwalt und Abogado (Rechtsanwalt Spanien), Fachanwalt für Handels- u. Gesellschaftsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht